Ano Novo começando e com ele novos planos, novas esperanças e nada melhor do que organizar sua vida para seguir em frente mais leve e com mais objetividade e o Programa 5S pode ajudar muito. O QUE É 5S? O 5S ou Programa 5S, como também é conhecido, é um programa de gestão de qualidade empresarial desenvolvido no Japão que visa aperfeiçoar aspectos como organização, limpeza e padronização.
O programa é um conjunto de cinco conceitos simples que ao serem praticados são capazes de modificar o seu humor, seu ambiente de trabalho, a maneira de conduzir suas atividades rotineiras e as suas atitudes.
Mesmo sendo um programa criado inicialmente para empresas ele também pode ser aplicado em casa e melhorar muito nosso dia a dia.
COMO SURGIU
O 5S surgiu no Japão em meados de 1950 após a Segunda Guerra Mundial, com o objetivo de auxiliar na reconstrução e reestruturação do país que necessitava reorganizar suas indústrias e melhorar a produção devido a alta competitividade do mundo pós-guerra.
O programa é uma ferramente administrativa que auxilia na implantação da qualidade, organização, otimização do ambiente de trabalho e dos processos nas empresas e demonstrou ser tão eficaz que até hoje é considerado o principal instrumento de gestão da qualidade e da produtividade utilizado no Japão.
O nome 5S vem da junção do número “5” com a letra “S” porque o programa consiste em cindo etapas cujas palavras iniciam com a letra "S" no idioma japonês: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuque e para não perder a ligação com o nome original, o programa foi traduzido para o português como 5 Sensos: Senso de Utilização, Senso de Organização, Senso de Limpeza, Senso de Saúde e Higiene, Senso de Autodisciplina.
Senso de Utilização: consiste na organizaçãoe liberação da área, separar o que é útil do que não é e eliminar o que for desnecessário. Em seguida destinar cada coisa para onde possa ser útil encaminhando para ser reutilizado, reciclado, doado, vendido ou descartado.
Senso de Organização ou Ordenação: organizar o que for útil. Etiquetar, definir e colocar cada coisa em seu devido lugar de modo a facilitar o uso, manuseio e localização de qualquer item.
Senso de Limpeza: manter sempre limpo o ambiente e tudo o que nele existe. O mais importante neste conceito não é somente o ato de limpar mas principalmente o ato de "não sujar", ou seja, identificar a fonte de sujeira e as respectivas causas e eliminá-las. Após o uso limpar o que foi utilizado.
Senso de Saúde e Higiene: criar condições favoráveis à saúde física e mental mantendo a arrumação, limpeza e ordem. Conservar boas condições sanitárias nas áreas comuns e zelar pela higiene pessoal. Padronizar visando o estado de limpeza conquistado com as regras anteriores.
Senso de Autodisciplina: é a regra mais importante e mais difícil de executar porque requer autodisciplina para fazer tudo espontaneamente, ou seja, transformar o programa 5 S em um hábito.
COMO IMPLEMENTAR A METODOLOGIA 5S NA EMPRESA O Programa 5S é uma ferramenta poderosa para quem busca implementar melhorias em seus negócios. Para que o 5S seja aplicado no ambiente de trabalho, sugerimos alguns passos a serem seguidos facilitando a implementação e estímulo aos colaboradores. São eles: Passo 1- Divulgação: O primeiro passo para aplicar o 5S na empresa é conscientizar os colaboradores sobre a importância do uso da metodologia para alcançar as mudanças necessárias para a melhoria dos processos e resultados. Passo 2 - Equipe:
Monte uma equipe de liderança que vai orientar os demais para atingir o objetivo em comum que é a implementação da metodologia 5S. É necessário escolher pessoas comprometidas e engajadas com a causa, pois o empenho delas estabelece o senso de mudança necessário para o sucesso do programa.
Passo 3 - Preparação: Selecionar quais colaboradores irão agir em cada área para implementar os sensos. Dividir a equipe para que cada um tenha as suas funções e entenda a importância de realizá-las. Além disso é importante a formação de uma Comissão de Controle, que é uma equipe com colaboradores designados a controlar a qualidade e auxiliar o restante da equipe na busca pela melhoria contínua. Passo 4 - Monte a infraestrutura
Monte uma infraestrutura para executar o 5S e as suas melhorias. Aqui serão definidas as obrigações de cada um para que a metodologia funcione com eficiência. Monte times dentro da própria liderança e cada equipe terá uma função como a comunicação, o treinamento, o suporte e outras demandas que os colaboradores tenham ao longo do processo de implantação.
Passo 5 - Análise dos pontos críticos:
Para aplicar a metodologia do 5S de maneira correta, é importante analisar previamente quais são os problemas existentes na empresa e pensar em maneiras de resolvê-los por meio dos sensos definindo os pontos de atenção e direcionando o que deve ser resolvido com cada um dos sensos.
Passo 6 - Aplique a metodologia
É chegado o momento de aplicar a metodologia e os profissionais devem ser orientados e treinados para que todos cheguem ao mesmo objetivo.
Com a equipe alinhada sobre o que deverá ser feito, inicie projetos pilotos para avaliar o nível de engajamento de todos os envolvidos. Começe por áreas e departamentos de fácil implementação para servirem de treinamento e motivação para o time. Depois continue o processo de forma gradativa
Passo 7 - Implantação dos sensos: Envolver todos os colaboradores na aplicação do programa 5S seguindo um senso de cada vez conforme a ordem apresentada. Nesta etapa é importante o engajamento de todos para tornar o 5S não apenas uma ferramenta de gestão mas uma filosofia que fará parte da cultura da empresa. Passo 8 - Realize o acompanhamento
Por último, avalie os resultados iniciais, faça correções e busque melhorias. O monitoramento constante é indispensável para que a implantação desta metodologia funcione. Também é importante mostrar os progressos e informar quando algumas mudanças forem tomadas.
Passo 9 - Feedbacks:
A última etapa para concluir a aplicação do 5S é a etapa de feedbacks, em que é realizada uma avaliação de como ocorreu o processo de aplicação dessa metodologia. O ideal é sempre melhorar e aprimorar todos os processos para atingir a qualidade.
RESULTADOS
Devido aos resultados promissores da técnica, o 5S foi disseminado em vários países ao redor do mundo. Aqui no Brasil, sua prática iniciou-se por volta do início dos anos 90. Hoje, o 5S é considerado a base para a implantação da Qualidade Total, é uma estratégia administrativa que objetiva gerar a consciência da qualidade em todos os processos de uma organização.
O 5S é uma ferramenta baseada em ideias simples mas que podem trazer grandes benefícios não só para empresas como também para a vida pessoal. No ambiente familiar a implantação é muito mais simples não somente pelo número de pessoas envolvidas mas principalmente pela natureza das relações entre estas pessoas.
Aplicar os conceitos em casa resulta em uma vida mais saudável trazendo benefícios como organização, melhora na qualidade de vida, limpeza, harmonização dos ambientes e economia, contribuindo também na educação comportamental dos filhos e cônjuges.
O mais importante é o que acontece dentro da casa de cada um a medida que se vai aplicando o 5S. A sua prática promove o crescimento do ser humano porque reduz o stress, melhora a qualidade de vida, melhora as relações interpessoais, aumenta a criatividade, a eficiência e auto disciplina.
Então, que tal começar o ano com mais organização e menos stress?!
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